印刷企业投标之技巧谈
作者:李永强浏览数:25 

  招投标,即应用技术、经济的方法和市场经济竞争机制的作用,有组织地开展的一种择优成交的方式。随着我国经济的发展,目前,越来越多的印刷企业开始介入到全球范围内的招投标。印刷业的招投标主要有两类:一是印刷品的招投标,包括政府采购和企业采购,印刷企业是供应商;二是印刷设备和重点材料的招投标,印刷企业是采购方,设备及材料制造企业是供应商。笔者将以印刷品招投标为主,介绍印刷企业进行投标的基本操作过程,以及相关技巧。

印刷品采购方式

  印刷品采购有多种方式,印刷企业应对此有一简单而系统的了解,从而更好地应对每一次的采购战。

 1.公开招标。在国家指定的纸媒和网媒同时公布采购信息,使供货商迅速关注,并做出是否投标的决定,投标人不少于三家。 其中,要特别提到一个名词——入围标。入围标又叫定点印刷采购项目,是省、市政府采购中心对辖区内各类印刷品供应商采购资格的认定,通常在年初或年底进行招标。若印刷品供应商采购资格被认定后,可参与政府、企业采购活动。有些地方规定,产值在五万元以下的政府采购不再招标,直接在入围标的单位中寻找可承担的优秀企业完成政府采购,这对中小企业是非常有利的。

 2.竞争性谈判。技术相对复杂、性质特殊,不能确定详细价格总额或者具体要求的项目,一般采用竞争性谈判。这种方式需报价两次,以第二次报价最低价中标。目前,这种方式存在较大争议。

 3.竞争性磋商。其和竞争性谈判不同,虽然有两次报价,但是,它不是以最低价中标,而是由专家综合赋分,然后排序。

 4.单一来源采购。当采购方认为自己采购的货物,只有某一个供应商能够完成,或者必须保持与原有采购项目的一致性,而需要继续从原供应商处添购时,招标公司必须尊重采购方的意见。单一来源采购有二次报价,一般较第一次报稍低。

印刷品投标程序

  印刷企业在决定对某一招标进行回应后,便要开始一系列的程序工作。

 1.成立投标小组

  投标小组应由经营管理人员、专业技术人员、财务人员等组成,其主要职责是获取招标信息、进行投标决策及开展投标活动。投标小组在编制投标书时应有所侧重:经营管理人员负责收集招标项目的信息和印刷品计价;专业技术人员应对印刷品印制工作方案、难点、重点、进度,以及安全、质量保证措施,服务承诺等做出响应;财务人员应负责启动经费、相关财务资信、业绩证明、管理成本、预期效益的测算。

  投标活动涉及到一定的人、财、物的投入,一旦投标失败,必然会给企业造成一定的损失,因此,为了使投标文件的编制更加具有合理性和竞争性,投标小组在编制投标文件之前,应当做好充分的准备工作,包括:①充分了解印刷品的难易程度;②对企业自身条件进行分析,主要针对企业的人力资源、技术资源和财务资源,以明确企业资源的优势所在,在投标活动中充分发挥自身优势,提高投标的竞争力;③投标环境分析,主要分析投标活动中将会面临的风险,以及可能出现的竞争者的情况,如企业规模、资源状况等。

 2.确定投标策略

  招标文件是整个投标活动的指导性文件,投标单位必须仔细阅读,认真研究,将招标文件中不清晰的内容在投标前予以解决,并在此基础上进行判断是否最终参与投标。如若遇到以下情况,印刷企业则应主动选择放弃:招标项目超出本企业能力范围,对于管理、技术的要求严重超过企业资质等级;本企业印刷工作量饱满,而招标印刷品盈利水平较低或风险较大;企业管理水平、技术力量、信誉明显不如竞争对手。

在确认投标后,就要开始制定投标策略,其中较为重要的是投标报价,投标价格虽不是中标的唯一因素,但却是关键因素。通常情况下,有以下四种策略。

 ①高盈利策略。采用这类策略的印刷企业大多有较强的技术水平和丰富的管理经验。一般情况下,高价报价法往往用于单一来源采购,在谈判中,有时不降总价但会补充些许投标优惠条件。

 ②低价策略。采用低价策略的,往往是在招标上有一定经验但在众多竞争对手中却不甚突出的印刷企业,或者该项目本身前景看好,可以为印刷企业创造业绩,抑或竞争对手过多,所以在制定标价时,尽可能地压低报价以争取中标,宁可目前少盈利或不盈利,然后用其他方法扭亏转盈。

 ③差异策略。投标企业可以利用自身与竞争对手的差异,扬长避短,在自己熟悉的领域中获得成功。

 ④开标后报价。通过开标,投标企业可以得知其他投标者的报价,但有关人员需知,在有些招标方式中,低价并不一定中标,若投标人在议标谈判过程中施展投标技巧,确可以变自己投标书的不利因素为有利因素。

  此外,投标小组应格外注意避免出现投标失误,如无商务响应,资质、资信缺失,无授权或有授权无盖章,印刷品报价不在招标人的心理价位内,承印物不明确,标价不准、低于成本价,技术要求不清晰,采用的设备无标注,物流没有考虑不可抗拒的因素,企业信誉、业绩差,无服务承诺,等等。

编制投标文件

  完整的投标文件一般包括标书封面、目录、投标函、正文及附录等,其中正文部分可以划分为商务标(招标报价)和技术标(达到的技术要求)两部分。在编制投标文件的过程中,有一些需要特别注意的事项。

 1.编制投标文件前要注意的问题

  投标文件是投标方对招标文件的直接响应,应及时对招标文件提出的实质性要求和条件做出回答。

 ①把握主题。投标方应当认真研究、正确理解招标文件的全部内容,并在此基础上按要求编制投标文件,切忌废话、偏题。

 ②严格规范。投标文件必须对招标文件中有关招标项目的技术要求、项目价格、实施计划等主要内容进行填报和说明。此外,要注意的是,投标文件应采用法定计量单位;投标人不得修改招标文件的要求,不得回避或遗漏招标文件中必须回答的问题,更不能提出任何附带条件。

 ③真实有效。投标文件中阐述的内容、提供的证明材料必须真实可靠,客观反映投标方的情况,不得弄虚作假 。

 ④整个投标文件的内容应保持一致性,按统一格式书写。

 ⑤文档设置合理。在页面安排,标题设置,字体、字号、色彩的运用上,要合理得体,既符合项目的严谨性又要体现自己的特色。

 2.投标文件编写中应注意的问题

 ①确保填写无遗漏,无空缺。如有空缺,则被认为放弃意见,若重要数据未填写,则可能被作为废标处理。

 ②不得随意修改填写内容。投标方所递交的全部文件均应由投标方法人代表或委托代理人签字,若填写中有错误而不得不修改,则应由投标方负责人在修改处签字。

 ③填写方式规范。投标文件一般分纸质和电子版两版,两版内容应一致,且不允许出现加行、涂抹或改写痕迹。

 ④不得改变标书格式。若投标方认为原有标书格式不能表达投标意图,可另附补充说明,但不得修改原标书格式。

 ⑤计算数字必须准确无误。投标方必须对单价、合计数、分步合计、总标价及其大写数字进行仔细核对。

 ⑥报价合理。投标方应对招标项目提出合理的报价。因唱标一般只唱正本中的“开标一览表”中的价格,所以务必要严格按照招标文件的要求填写开标一览表、投标报价表。

  对于投标方而言,在制作投标文件时,应尽量争取专家的每一赋分。笔者曾以专家身份参与多次评标工作,表1为笔者拟定的赋分标准,可为印刷企业参考,了解从何处下手更好地编制招标文件。